Papierloser Stadtrat

Schwabach, den 29.07.2019

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Stadtratsmitglieder Heiner Hack (CSU), Peter Reiß (SPD), Eckhard Göll (Grüne), Erwin Eberlein (FW) und Axel Rötschke (FDP) stellen folgenden Antrag:

  1. Die Stadt Schwabach stellt auf den papierlosen Stadtrat um. Dazu werden für die kommende Amtsperiode ab Mai 2020 entsprechende Tablets angeschafft und das Ratsinformationssystem um die Möglichkeit der angebotenen App erweitert. Dazu legt die Verwaltung bis zu den Haushaltsberatungen einen konkreten Kostenrahmen und nötige Schritte vor.
  2. Die Verwaltung möge prüfen, ob Tablets mit Mobilfunkanbindung nötig sind oder, ob eine Ertüchtigung des Wlans im Sitzungssaals ausreichend wäre.

Begründung:

Die Nutzung von Tablets ist allgegenwärtig und zeitgemäß. In den vergangenen Jahren haben viele Gemeinden in Deutschland den Weg des papierlosen Stadtrats begonnen. So haben beispielsweise 2013 Karlsruhe, 2014 Kaiserslautern und 2019 Filderstadt umgestellt. Dabei rüsten bereits Gemeinden jeder Größe um. Der Einsatz von Tablets für den Sitzungsdienst hat mehrere Vorteile.

Derzeit arbeitet der Schwabacher Stadtrat rein auf Papier, was schätzungsweise 500.000 Blatt Papier, was etwa 2,5 Tonnen Papier oder etwa vier Fichten entspricht. Diese könnten wegfallen, wie dies bereits in vielen Gemeinden und Unternehmen seit Jahren praktiziert wird. So lassen sich unter anderem Bäume schützen und somit CO2 binden. Die Stadt Schwabach könnte damit einen Beitrag zum Klimaschutz leisten.

Für die Sitzungsvorlagen werden aktuell schätzungsweise 15.000 bis 35.000 Euro ausgegeben (bei Annahme pro Kopie 3 bis 7 Cent). Somit ergeben sich etwa 90.000 bis 210.000 Euro Kosten pro Amtsperiode.

Je nach Variante der Tablets (Bauart, Betriebssystem) würden einmalige Anschaffungskosten von 250 bis 400 Euro pro Tablet entstehen – also etwa 15.000 bis 24.000 Euro (45 Ratsmitglieder plus diverse Referenten – 60 Tablets). Vergleichbare Städte mit vergleichbarer Ratsgröße geben überdies jährliche Supportkosten von etwa 10.000 Euro für Hilfeleistungen und Lizenzen an. Gesamt ergeben sich somit Kosten von grob gerechneten 84.000 Euro für eine Amtsperiode (Annahme 400 Euro pro Tablet & Support). So kann sich selbst bei Berechnung von Maximalkosten und Annahme von geringer Kopierkosten eine Einsparmöglichkeit ergeben.

Die Nutzung privater Geräte ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich und hinsichtlich Support und IT-Sicherheit bedenklich. Um die Prozesse für Ausschuss- und Stadtratssitzungen zu vereinheitlichen und zu optimieren, ist ein möglichst hoher Beteiligungsgrad der Stadträtinnen und Stadträte anzustreben. Auch dieser Aspekt spricht für eine grundsätzliche Finanzierung der Geräte durch die Stadt Schwabach.

Von den Kosten und der Ressourceneinsparung abgesehen gibt es allerdings auch Verbesserungen rein für den Workflow. Es müssen keine Hunderte Seiten Papier durchforstet werden, via Suchfunktion können Seiten und Vorlagen durchsucht werden und die Aufbewahrung ist ebenfalls erleichtert. Das ermöglicht zeitgemäßes Arbeiten und macht Kommunalpolitik für alle attraktiver.

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